สำนักงานเขตนำร่องจัดระบบเอกสารใหม่ เพิ่มประสิทธิภาพ ลดความล่าช้าในการบริการประชาชน
กรุงเทพฯ – สำนักงานเขตธนบุรีประกาศเปิดตัวโครงการ “เอกสารเป็นระบบ งานเป็นระเบียบ” มุ่งยกระดับการจัดเก็บเอกสารภายในหน่วยงานด้วยอุปกรณ์จัดเรียงเอกสารที่ทันสมัย โดยเลือกใช้กล่องจัดเก็บเอกสารที่เหมาะกับลักษณะงานของแต่ละฝ่าย เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการและลดความผิดพลาดจากเอกสารตกหล่น
ฝ่ายรับเรื่องราวร้องทุกข์ ซึ่งต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมากในแต่ละวัน ได้ทดลองใช้ กล่องเอกสาร3ชั้น สำหรับแยกประเภทเอกสารตามสถานะ เช่น เอกสารใหม่, เอกสารที่อยู่ระหว่างดำเนินการ และเอกสารที่รอดำเนินการต่อเนื่อง วิธีนี้ช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถควบคุมงานในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในอีกด้านหนึ่ง ฝ่ายแผนงานและงบประมาณที่รับผิดชอบเอกสารราชการหลายประเภท เช่น หนังสือคำสั่ง, เอกสารโครงการ, และรายงานประจำปี ได้เลือกใช้ กล่องใส่เอกสาร5ชั้น เพื่อแยกประเภทงานออกจากกันอย่างชัดเจน การมีช่องแยกห้าชั้นช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้เร็วขึ้น และลดโอกาสเกิดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บ
ขณะที่ฝ่ายกฎหมายและบริหารความเสี่ยง ซึ่งจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารที่มีความอ่อนไหวและเป็นความลับ ได้ตัดสินใจใช้ กล่องเก็บเอกสาร5ชั้นฝาแยก ซึ่งมาพร้อมฝาปิดที่สามารถแยกล็อกแต่ละชั้นได้อย่างปลอดภัย ระบบนี้ไม่เพียงปกป้องข้อมูลจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แต่ยังช่วยจัดระเบียบเอกสารลับตามลำดับชั้นความสำคัญ
แนวทางใหม่ในการจัดเก็บเอกสารนี้ถือเป็นหนึ่งในแผนพัฒนาองค์กรของสำนักงานเขต ที่หวังว่าจะนำไปสู่การเป็นต้นแบบการจัดการเอกสารให้กับหน่วยงานราชการอื่นทั่วประเทศในอนาคต
